Help, mijn klant betaalt niet! — Invorderingsgids 2

Als je zelfstandig ondernemer bent, is een van de risico’s dat je klanten failliet gaan en hun facturen niet meer kunnen betalen, of dat ze hun facturen gewoonweg om een willekeurige reden niet willen vereffenen. Hoewel wanbetalers niet zo talrijk zijn, kun je soms, als je niet oplet, toch het deksel op de neus krijgen. Of het nu gaat om een paar tientallen euro’s, dan wel een paar duizend euro: het blijft wrang om gewerkt te hebben zonder ervoor vergoed te worden. Bovendien mag je, of je klant nu betaalt of niet, toch uit eigen zak de btw betalen.

Kan er dan niets ondernomen worden tegen wanbetalers? Jazeker. Hier vind je een aantal tips ter preventie van wanbetaling en een aantal richtlijnen om een dubieuze vordering alsnog te kunnen innen.

 

Preventief

Je kunt een viertal zaken doen voordat je voor een klant begint te werken: nagaan of die klant wel degelijk bestaat, nagaan of die klant een stevige online reputatie heeft, een bestelbon of de ondertekening van je offerte vragen, en ervoor zorgen dat je algemene voorwaarden hebt.

 

Gegevens controleren

Een stap die niet altijd gemakkelijk is en die ook vaak vergeten wordt. Hoe controleer je de gegevens van je klant eigenlijk? Wel, je kunt nagaan of het btw-nummer van je potentiële klant geldig is. Voor bedrijven uit de Europese Unie kun je daarvoor terecht bij VIES.

Werd je gecontacteerd per e-mail, controleer het e-mailadres grondig. Bestaat de domeinnaam? Zo ja, ziet de website van je klant er ‘echt’ en professioneel uit? Lijkt het e-mailadres plausibel? Komt de domeinnaam overeen met wat er in de handtekening van de e‑mails staat?

 

Online reputatie

Deze stap is soms wat lastiger, behalve als je potentiële klant een vertaalbureau is. Als je lid bent van Proz.com kun je op die website het Blue Board raadplegen, een lijst van op Proz.com geregistreerde vertaalbureaus met scores die door freelancers gegeven zijn. Zie je veel scores van 3, 2 of 1 op 5, dan blijf je maar beter weg van die klant. Zie je vooral vijven verschijnen, dan is de kans vrij groot dat het om een betrouwbaar bureau gaat. Bovendien kun je ook de hulp van collega’s inroepen in Facebook-groepen zoals die van GentVertaalt of Speaking Dolphins. Ook in de Hall of Fame and Shame op translatorscafe.com kun je terecht met je vraag.

 

Bestelbon of offerte

Vraag steeds een bestelbon of, als je een offerte hebt opgesteld, een ondertekende offerte. Daarmee heb je al iets in de hand voor als het later fout loopt met de betaling. Een bestelbon of ondertekende offerte geldt als contract; daar kan je niet zomaar onderuit.

 

Algemene voorwaarden

Hopelijk heb je al algemene voorwaarden en stuur je die met je offertes en facturen mee. In je algemene voorwaarden neem je de betalingstermijn op en wat de ‘straf’ is als je klant niet betaalt, onder de vorm van intresten en een eventueel schadebeding. Bovendien vermeld je in je voorwaarden hoe een klant je facturen moet betwisten. Algemene voorwaarden opstellen lijkt wel moeilijk, maar er is voldoende inspiratie te vinden op het internet. Stevige algemene voorwaarden kunnen al wat afschrikken, maar feitelijk wil je met je voorwaarden van bij het begin duidelijk maken waar het naartoe zal gaan in geval van wanbetaling. Een gewaarschuwde klant …

 

Wanbetaling: stappenplan

Allemaal goed en wel, maar wat als je dan toch met een dubieuze debiteur komt te zitten? Schakel je dan meteen een incassobureau in of dagvaard je je klant? We geven hieronder een stappenplan dat je kan leiden in dit hele proces. Let wel: als je klant je factuur correct heeft betwist, dan zoek je het best eerst een minnelijke schikking voordat je hem aanmaant.

 

Aanmaningen

De eerste en meest logische stap is om je klant even te polsen, het liefst per telefoon omdat dat toch net iets confronterender is dan een mailtje en omdat je klant je dan moeilijker kan negeren. Vraag beleefd naar de betaling van je factuur. Vergeet niet dat facturen soms niet aankomen op hun bestemming of soms per ongeluk op de foute stapel terechtkomen en daardoor niet betaald worden.

Word je binnen een redelijke termijn (een à twee weken) nog steeds niet betaald, dan kun je je eerste brief sturen. Dat is al officiëler dan een mailtje of een telefoontje. Aarzel niet om dan al een berekening te maken van de extra kosten voor je klant: intresten en eventueel schadebeding volgens je algemene voorwaarden. Ook administratiekosten mag je op die manier aanrekenen. Stel ook een ultimatum: geef je klant expliciet nog één of twee weken de tijd om de betaling uit te voeren.

Je brief aangetekend versturen levert je wel het bewijs op dat je je klant hebt aangemaand, maar dat is natuurlijk al wat agressiever dan een niet-aangetekende brief. Hoe dan ook, als je zaak ooit voor de rechtbank komt, zal de rechter willen zien dat je zelf al voldoende stappen hebt ondernomen om betaald te worden. Het ontvangstbewijs van je aangetekende brieven kan dan gelden als bewijs hiervan. De kans bestaat namelijk nog altijd dat e-mails verworpen worden als bewijs, en dan sta je natuurlijk nergens.

 

Advocaat

Stuur zo één tot drie brieven, afhankelijk van je geduld. Onthoud dat je ooit voor de rechter zult moeten aantonen dat je je voldoende moeite hebt getroost. Blijken die brieven dan toch tevergeefs, dan kun je een advocaat in de arm nemen. Een pittige brief ondertekend door een ‘meester’ levert vaak het gewenste effect op. De klant krijgt schrik en betaalt alsnog, maar dan zeker mét intresten, want een advocaat werkt niet gratis. Bespreek ook op voorhand wat je advocaat zal aanrekenen om onaangename verrassingen te voorkomen.

 

Incassobureau

Volhardt je klant in de boosheid, dan kun je je advocaat vragen een gerechtelijke procedure te starten, of een incassobureau inschakelen.

Een incassobureau is een privébedrijf dat je tegen vergoeding helpt betaling te verkrijgen of meteen je onbetaalde factuur ‘opkoopt’ ongeacht de uitkomst van de invorderingsprocedure. Het ene incassobureau is al duurder dan het andere, dus kijk goed uit je doppen.

 

Dagvaarding

Een andere mogelijkheid is je advocaat vragen om je klant te laten dagvaarden. Ook deze dienst is niet gratis, temeer omdat er dan ook een gerechtsdeurwaarder komt bij kijken. In principe zal die gerechtsdeurwaarder je klant dagvaarden en verschijnt de zaak voor de rechter. Je klant kan dan veroordeeld worden tot betaling, of net niet als blijkt dat je klant gegronde redenen heeft om je factuur niet te betalen.

 

Conclusie

Houd de touwtjes strak in handen, stel ultimatums en volg de betalingen goed op. Wees vriendelijk, doch dwingend. Laat niet met je sollen, maar jaag een (goede) klant ook niet weg. Het is een evenwichtsoefening, maar als je voor jezelf een procedure uitstippelt en die netjes naleeft, wordt je organisatie er alleen maar professioneler op.

2 thoughts on “Help, mijn klant betaalt niet! — Invorderingsgids

  1. Reply van de velde Brigitte apr 22, 2016 13:05

    wat kan ik als klant doen als ik alles betaald heb, en toch voor de rechtbank wordt gedaagd door een failliete aannemer? (ik denk dat de laatst betaalde factuur door de curator van de geblokkeerde rekening heeft genomen om alle eisers te betalen.)

Reageren